Facture électronique : comment préparer votre entreprise ?

Evoquée depuis plusieurs mois déjà, la généralisation de la facture électronique et son calendrier ont été confirmés lors du vote sur la loi de finance rectificative en août 2022.

Tandis que l’on estimait à 70% la part des factures étant encore sous format papier en 2021, cette obligation amènera les entreprises à revoir leur organisation et à adapter leur processus en s’imposant dès 2026, et suscite des interrogations.

Facture électronique obligatoire : un calendrier de déploiement progressif

Petit rappel du calendrier d’application :

Le déploiement de la e-facture sera donc progressif selon la taille de l’entreprise.

L’obligation de facturation électronique vise principalement les transactions entre les assujettis établis en France. Cependant, toutes transactions à l’étranger (livraisons intracommunautaires, exportations…) et toutes transactions réalisées avec des non-assujettis (B2C) feront l’objet d’un e-reporting. A l’instar de l’e-invoicing, le e-reporting vise aussi à la transmission des données de facturation à l’administrations fiscale. L’objectif de fond étant le contrôle et le pré-remplissage des déclarations de TVA.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique présente de nombreux avantages : 

• Rapide : délais de réception et de paiement plus courts, moins de tâches administratives nécessaires. Les procédures comptables peuvent être automatisées.

• Rentable : envoi gratuit, économie de papier et d’espace physique pour l’archiver

• Economique :  50 centimes pour le traitement d’une facture électronique contre 15 euros en moyenne pour une facture papier (volume annuel de facture en France = 2,5 milliards !).

• Sécurisée : les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent 

• Durable : ni papier ni transport

• Efficace : pas d’erreur de saisie

Comment préparer mon entreprise au passage à la facture électronique ?

Néanmoins, il faut pouvoir aborder dans les meilleures conditions cette réforme structurante. Une bonne approche pourrait se résumer en deux mots : anticipation et opportunité.

1.    L’anticipation, la clé d’une transformation réussie

L’anticipation du calendrier législatif impose d’identifier sans attendre l’ensemble des sujets : informatique, fiscaux et organisationnel. C'est pourquoi, l’entreprise va devoir travailler pour être en conformité au 1^er septembre 2026 dans le cadre de la réception des factures, et au 1^er septembre 2027 pour leur émission. Le temps minimum de mise en œuvre et l’échéance approchant, les éditeurs et prestataires seront de moins en moins disponibles. En somme, iI faut donc initier le projet assez tôt pour le mener à bien sereinement.

2.    La facture électronique : une opportunité de digitalisation

Il ne faut pas sous-estimer les efforts nécessaires pour se mettre en conformité. Il ne faut pas non plus sous-estimer l’opportunité formidable que représente cette réforme pour les entreprises. Bien plus qu’une contrainte, c’est l’occasion de refondre ses processus client (Order-to-Cash) et fournisseurs (Procure-to-Pay) et de les digitaliser intégralement.
En fin de compte, c’est uniquement en abordant ainsi la réforme - à l’échelle du processus et non pas de la seule facture - que les organisations pourront tirer pleinement parti des bénéfices escomptés : réduction des coûts, maîtrise des délais de paiements, pilotage de la performance….

3.    Un audit nécessaire avant de se lancer

Ceci implique une cartographie des processus précise, des outils et des flux - combien de factures émises, reçues ? domestiques, internationales ? EDI, papier, PDF… ?... – mais également une revue complète du paramétrage TVA et bien sûr d’évaluer la qualité des données présentes dans le système d’information. Avoir recours à un conseiller pour vous accompagner peut être une piste à explorer.

Avec la réforme qui imposera de transmettre sans délai les informations à l’administration fiscale, disposer de données de qualité, exhaustives et centralisées sera indispensable. Il faut engager au plus tôt le travail d’enrichissement de ses master data, voire de mener une réflexion plus large sur la gouvernance de la donnée.

4.    Définir sa cible et cadrer son process

Basé sur ce bilan, la seconde étape consiste à définir sa cible de transformation.

• Quel est le niveau d’automatisation que visé ?

• Quel mode de raccordement au nouvel écosystème ?

• En direct ? via un ou plusieurs partenaires ? etc.

Surtout, quelle que soit sa maturité digitale, le point essentiel ici, est de se demander comment aller plus loin dans l’automatisation de ses processus ? N’oublions pas que la réforme ne concerne qu’une petite partie du processus comptable. Ce sont des choix stratégiques à porter avec une finalité implicite : pousser l’automatisation le plus loin possible dans les process.

Nous recommandons aux entreprises d’engager leur digitalisation avant l’arrivée de la réforme. Si elles ne l’ont pas déjà fait, de prioriser sans attendre la digitalisation du processus fournisseurs qui est le premier concerné. Cela constitue l’approche la plus simple et la plus vertueuse. Ainsi, l’organisation se prépare ainsi à recevoir et traiter des factures électroniques tout en bénéficiant immédiatement des gains de productivité sur des tâches - validations, imputations, rapprochements… - qui resteront dans tous les cas à la charge des entreprises malgré la réforme.

En tout état de cause, il faut considérer cette réforme comme un véritable projet de transformation avec tout ce que cela implique en termes de changement des organisations et de conduite du changement.

Julie Tarbé de Saint Hardouin et Fernando Alvarez, experts RYDGE Conseil

In fine, préparez-vous à dire au revoir aux factures papier après le 1er septembre 2027. Au-delà de cette date, les factures de non assujettis à la TVA pourront toujours être reçues dans les formats actuels, notamment pour les factures internationales, mais compte tenu de la généralisation de cette réforme au niveau international, les entreprises devront aussi se préparer à recevoir de nouveaux formats de facture !

Pour en savoir plus, découvrez notre série de vidéos sur la facturation électronique et vous pouvez également assister à notre webinaire sur la facture électronique.