La réception d’un avis de vérification de comptabilité annonce la venue prochaine d’un vérificateur dans l’entreprise, qui aura pour mission d’y mener une vérification de comptabilité.
Si un contrôle fiscal reste un événement normal dans la vie de l’entreprise, il n’en demeure pas moins un rendez-vous important auquel il est préférable de se préparer.
Créé en 2021, l’examen de conformité fiscale (ECF) est un dispositif qui permet à l’entreprise de se positionner sur la conformité fiscale des règles appliquées dans le cadre de sa gestion.
L’entreprise sollicite, par convention, l’intervention d’un prestataire (en la personne d’un expert-comptable, d’un commissaire aux comptes, d’un avocat ou d’un organisme de gestion et de comptabilité agréé) qui sera chargé de réaliser un contrôle préventif, sur la période d’un exercice fiscal.
Le prestataire choisi s’engage, en toute indépendance et à la demande de l’entreprise, à se prononcer, selon un cahier des charges précis, sur la conformité aux règles fiscales des 10 points usuels, considérés comme les points fiscaux les plus souvent contrôlés :
Une fois l’analyse réalisée, le prestataire établit un compte-rendu de mission pour l’exercice concerné, qui peut être envoyé à l’administration fiscale.
Si, à l’issue d’un contrôle fiscal diligenté par l’administration, un rappel d’impôt sur un point pourtant validé par le prestataire lors de l’examen de conformité fiscale est envisagé, l’entreprise de bonne foi ne sera pas tenue au paiement des pénalités et intérêts de retard si elle a respecté les recommandations de son prestataire, telles qu’elles apparaissent dans le compte-rendu de mission.
Le fait de réaliser un examen de conformité fiscale, s’il permet bien entendu de sécuriser l’entreprise au regard du risque fiscal, n’empêchera pas la survenue d’une vérification de comptabilité diligentée par l’administration.
Ce contrôle peut intervenir, par principe, de deux manières : soit il est réalisé « sur pièce », c’est-à-dire que l’administration effectue son contrôle à partir des éléments déclaratifs dont elle dispose ; soit il est réalisé « sur place », ce qui implique la visite d’un vérificateur dans vos locaux.
Dans cette seconde hypothèse, contrôle "sur place", l’administration doit envoyer à l’entreprise, par votre intermédiaire en qualité de représentant légal, un avis de vérification de comptabilité qui recèle un certain nombre de mentions qu’il est important de vérifier. Il est notamment précisé les exercices sur lesquels va porter ce contrôle, ainsi que les impôts et taxes qui seront contrôlés par le vérificateur, la nature des opérations qui seront soumises à la vérification, les coordonnées du vérificateur et celles de ses supérieurs hiérarchiques, etc.
En plus de l’avis de vérification de comptabilité, l’administration doit communiquer sur la charte du contribuable vérifié, qui contient là encore un certain nombre d’informations, opposables à l’administration, sur le déroulé du contrôle et ses conséquences.
Plus exactement, il doit être indiqué sur l’avis de vérification de comptabilité qu’elle est à votre disposition sur le site internet de l’administration fiscale.
Parmi les mentions qui doivent figurer sur l’avis de vérification figure celle qui autorise à faire appel à un conseil librement choisi par l’entreprise.
Parce que l’administration peut intervenir assez vite dans l’entreprise, une fois l’avis de vérification dûment réceptionné, il est toujours conseillé de ne pas tarder à contacter votre conseil pour le prévenir de l’imminence d’un contrôle fiscal.
Notez que le délai minimum autorisé pour que l’administration puisse intervenir est de 2 jours entre la réception de l’avis de vérification et la 1ère visite du vérificateur sur place (même si, en pratique, le délai accordé à l’entreprise est souvent plus long…).
Ce sera l’occasion de valider avec votre conseil l’ensemble des documents qui seront nécessairement mis à la disposition du vérificateur, de valider les modalités du contrôle lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, d’identifier avec lui les éventuels points qui pourraient être soulevés par le vérificateur et d’anticiper les éventuelles questions à ce sujet, etc.
Attention : sauf s’il s‘agit d’un avocat, vous devrez mandater la personne choisie pour vous assister pendant le contrôle, en produisant à la demande du vérificateur un mandat régulier en ce sens.
Autre mention que l’avis de vérification doit préciser : la date de la première visite sur place du vérificateur. Or, cette date peut arriver à un moment inopportun pour l’entreprise.
Sachez, à cet égard, que vous pouvez toujours demander que le début du contrôle soit reporté à une date ultérieure (l’administration recommandant à ses agents, d’une manière générale, de donner une suite favorable à une demande de report de la vérification, pour autant que les raisons invoquées soient sérieuses).
Par principe, la vérification de comptabilité doit se dérouler dans les locaux de l'entreprise, ce qui suppose d’organiser les conditions matérielles d’accueil d’un vérificateur pendant toute la durée du contrôle.
Mais, il est possible de délocaliser le contrôle et, sous réserve de l'accord du vérificateur, demander qu'il soit effectué au lieu où se trouvent les documents comptables, ou encre chez l’avocat ou l’expert-comptable.
Si un contrôle fiscal est un événement normal de la vie de l’entreprise, il n’en demeure pas moins qu’il doit être anticipé. Anticipé en analysant la situation fiscale de l’entreprise grâce à l’examen de conformité fiscale ; anticipé en prévenant sans attendre votre conseil en cas d’imminence d’un contrôle fiscal annoncé ; anticipé en préparant efficacement l’arrivée d’un vérificateur dans les locaux de l’entreprise, etc.
Toutes ces actions doivent être menées de concert avec le conseil habituel de l’entreprise.
Spécialistes de ces questions, nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans ces démarches.
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